标题:
电子邮件使用技巧集锦
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作者:
richy
时间:
2008-7-27 11:10
标题:
电子邮件使用技巧集锦
电子邮件使用技巧集锦
1、让电脑自动记住邮箱口令。
每次接收或发送邮件之前，软件都会要求你输入自己的邮箱的口令，并将这个口令传送到你所在的上网公司进行核对，若口令不正确，则不能对邮件进行操作。正常情况下，口令的输入、传送与核对大约要30秒。若让软件记住口令，每次进行邮件操作之前，它会自动进行传送和核对，不要手工操作，可省一定的时间。在OutlookExpress下设置口令记忆方法为:
(1)打开OutlookExpress，选择“工具”菜单，单击“帐号”项目;
(2)单击“邮件”标签，然后选择“帐号”下面的邮箱名称;
(3)单击“属性”按钮，选择“服务器”标签;
(4)选择“登录方式”前面的单选钮，在“密码”后面输入用户的邮箱口令，但显示的是一组星号。最后单击确定即可。
2、用不同的信箱处理不同的事
随着免费信箱开通的越来越多，申请十几个信箱没多大问题。你可以用不同的信箱来处理不同的事:如处理私人信件和处理公务的信件用不同的信箱，订阅不同的电子邮件杂志用不同的信箱，如果你经常投稿的话，还可以建立一个专门的投稿信箱，这样，这个信箱一收到邮件就会给你一种迫不急待想看的感觉，很吊人味口。
3、用不同的信箱发送邮件
OutLookExpress可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发E-mail。具体操作方法是:在“新邮件”窗口中撰写信件结束后，打开窗口中的“文件”菜单。如果你成批发送邮件，可单击菜单中的“以后发送方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱。以后发送邮件时，E-mail就带有你选择的邮箱地址。如果是立即发送邮件，可单击菜单中的“发送邮件方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱，则E-mail就立即从这个邮箱发出。
4、自动分拣收到的邮件
用OutlookExpress5.0可通过增强的邮件规则来实现邮件的自动分类功能，以便把接收到的邮件自动放入不同的邮件夹中。
(1)在OutlookExpress中，新建多个文件夹以创建文件夹存放与工作有关的各类邮件，然后单击“确定”按钮;
(2)选择“工具/邮件规则/邮件...”命令，若以前没有创建过邮件规则，则系统将直接进入“新建邮件规则”对话框;否则将进入“邮件规则”对话框，然后再单击“新建...”按钮;
(3)在“新建邮件规则”对话框中，分别选取“规则条件”下的“若‘发件人’行中包含用户”和“规则操作”下的“移动到指定的文件夹”，然后单击“规则说明”中的“包含用户”超级链接;
(4)在“用户”框中键入发件人的姓名，然后单击“添加”按钮，也可单击“通讯薄...”按钮以直接选取发件人;
(5)返回“新建邮件规则”对话框，单击“规则说明”中的“指定的”超级链接，并选取“收件箱”下的“个人”文件夹，然后给规则重命名，比如“个人邮件规则#1”，最后单击“确定”即可;
(6)重复步骤2到5，以创建各个邮件的分拣规则。
5、用邮箱地址簿保存常用电子邮件地址。
对于初上网的用户，经常会将电子邮件地址写在笔记本上，到用时再打开一个字符一个字符敲上去，实在是浪费时间浪费金钱。实际上，你可以用“通讯薄”来记忆电子邮件地址。通讯薄具有存储联系人信息的功能，使您能方便地检索联系人信息。在OutlookExpress中，“通讯薄”使用如下:
(1)单击“工具”菜单下的“通讯薄”命令;
(2)在“通讯薄”对话框中，选择“文件”菜单下的“新联系人”可添加新的地址，若要修改已有地址，可从列表中选择一个地址，然后单击“属性”命令进行修改;
(3)添好或改好后单击确定即可。
有了“通讯薄”后，发送邮件的工作大大被简化，发送时只需在“收件人”的左边单击“通讯薄”即可显示电子邮件地址列表，从中选择一个，单击“收件人”按钮即可。
6、自动添加E-mail地址
OutLookExpress通讯簿可大大提高撰写信件时输入E-mail地址的速度和准确性，为此它提供了E-mail地址自动添加功能。如果你要有选择地进行添加，可在打开收到的邮件后，用鼠标右键单击要添加的发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令即可。如果你要对所有回信的E-mail地址进行添加，可单击OutLookExpress“工具“菜单上的“选项”命令，打开“常规”选项卡，选中其中的“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”项，此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加到通讯薄。
7、在邮件中插入附件
打开新邮件窗口，从“插入”菜单中选择“附件”，或者按工具栏上的回形针图标，从“插入附件”对话框中选择要插入的文件，然后按“附加”按钮。这时正文编写窗口会一分为二，它的下方会显示刚才加入的文件图标。用同样的方法，可以在一个邮件中插入多个附件，不过每次只能插入一个。
你在收到的邮件中若带有附件，则可在信件预览窗口上看到一个回形针标记，单击该标记可以打开附件。
8、发送文本文件
我们日常收发的邮件，普通的文本邮件完成能够满足需要，没有必要使用HTML邮件，如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因，应当尽可能发送文本邮件。在OutlookExpress中，设置发送文件邮件的方法为:
(1)单击“工具”菜单上“选择”命令;
(2)单击“选项”标签;
(3)将“邮件发送格式”和“新闻发送格式”中的“纯文本”选中;(4)单击“确定”按钮。
9、充分利用抄送功能
将一份邮件发送给多个收件人，可以用“邮件抄送”功能，这样可避免多次发送。在OutlookExpress中，方法为1)单击“新邮件”按钮;(2)在“收件人”中添入第一个邮箱地址;(3)在“发送”中将要发送的其他人的地址添入;(4)按发送命令即可。
10、快速查找邮件
要在一大堆信件中找到想要的内容并不轻松，“查找邮件”选择允许用户在多兴文件夹中邮件，以查找文件夹或子文件夹中的任何邮件。单击“编辑”菜单，选择“查找邮件”，以下任何条件都可以为查找邮件的标准:谁发送的邮件、邮件的主题或标题、邮件中的文本等。
11、用ISP邮箱提高发信速度
现在免费电子邮件大都支持SMTP和POP3协议，故在设置服务帐号时“工具”→“选项”→“邮件服务器”中的“发送邮件服务器SMTP”和“接受邮件服务器POP3”均填相同的服务器，如海南建恒电子邮局都填“
www.88998.com
”，但在使用中发现用此服务器发送邮件速度较慢。有没有捷径呢?经过试验发现，发送邮件的服务器不一定要和接受邮件服务器一致，它可以是任何一个连通的主机，但最好是与您相距最近的主机为最快。因此将帐号上“发送邮件服务器“SMTP”由原来的“
www.88998.com
”改为你的ISP提供的服务器将帮你很大地提高发送速度，且接收邮件人接收到的信箱还是免费信箱。如我将它改我的上网服务器“pub.hy.jsinfo.net”后，速度简直不可同日而语。这种方法对其它免费信箱也适用。
12、用ISP电子信箱提高收信速度
免费电子邮箱深受网友们的欢迎，但是，免费邮箱往往访问起来速度很慢。用以下方法可解决此问题:首先进入您的免费电子邮箱，打开“邮箱配置”→“转发邮件”(绝大多数免费邮箱提供这一功能)，将您的ISP提供的邮箱地址填入“转往邮箱地址”栏内，选择“转发邮件生效”即可。当然，此方法的前提是您还拥有一个访问速度较快的、由ISP提供的电子邮箱。
13、拒收“垃圾邮件”
在“工具”菜单栏中选择“收件箱助理”，点击“添加”，该窗口分为上下两个部分，上面是“处理条件”，下面是“处理方法”。比如经常收到发信地址为“
qingzhu@990.net
”的垃圾邮件，如果想从今以后不再收到它，可以在“处理条件”栏目中选择“发件人”，并在其中填入上述地址;接着，在“处理方法”中选择“从服务器上删除”;点击“确定”后，可以看到在描述框内，出现了“如果发件人地址中包含‘
qingzhu@990.net
’，则直接从服务器上删除”的描述，这就达到了目的。
14、自动添加邮件签名
在OutlookExpress5用以下方法可实现自动签名功能:
(1)启动OutlookExpress后，选择“工具/选项”命令;
(2)在“选项”对话框中，单击“签名”标签;
(3)在“签名”标签中，单击“在所有发出的邮件中添加该签名”前的方框，使之处于选中的状态，以便自动签名功能生效;
(4)在“签名”框中，新建一个签名名称，在下面文本框中键入你想添加的所有个人信息，如姓名、联系地址、电话等;
(5)若希望在回复和转发邮件时同样自动添加签名，则可以单击“不在回复和转发的邮件中添加签名”前的方框，使之处于不选中的状态;
(6)单击“确定”按钮，下次建立新邮件时就会在你的邮件中自动添加上签名了。当然，可以单击“高级”按钮，为你的每个帐号设置一个漂亮的签名。
15、解决乱码的两种方法
使用电子邮件最大的烦恼莫过于收到乱码邮件了，这个问题对新手来说尤其严重，现在好了，在OutlookExpress5提供了解决乱码的方法:首先选择乱码邮件，单击“查看”菜单指向“编码”命令中的“简体中文(GB2312)”即可，也可指向“编码”命令中的“其它”，这里提供了“阿拉字符”、“波罗的海字符”、“中欧字符”等19种字符选择，你只需单击“简体中文(HZ)”即可。另一种方法是:首先选择乱码邮件，单击鼠标右键打开邮件快捷菜单，选择“属性”命令;然后在出现的对话框中单击“详细资料”标签，单击右下角的“邮件源文件...”按钮，这时就会打开邮件的源文件码，这样就可看到邮件的内容了。
16、永远解除乱码的方法
对OutlookExpress5进行设置，能够从根本上解决电子邮件的乱码，方法为1)打开OutlookExpress5，选择“工具”菜单中的“选项”命令，单击“阅读”标签;(2)单击“字体”按钮，选择“简体中文(GB2312)”并把它设置为默认值，设置好后按“确定”按钮回到“阅读”对话框;(3)单击“国际设置”按钮，选中“为接收的所有邮件使用默认的编码”，确定退出。再次打开所有邮件，中文邮件就不会乱码了。
17、发送匿名的E-mail
在设置E-mail地址时输入一个错误的地址或干脆不填，这种方法能简单地发送匿名邮件，但不能做到真正的匿名，因为别人可以从你的邮件信头部分看到发信的时间，使用的邮件服务器等信息。如果要实现保护重要E-mail不被人截获以及避免自己的E-mail地址被人当作袭击目标的一个重要手段，可以匿名邮件转发器。
remailer@replay.com
、
remailer@anon.efga.org
、
mixmaster@remail.obscura.com.com
是几个匿名转发器的E-mail地址。
匿名邮件转发器的命令格式为:在邮件的“收件人”中输入匿名转发器的E-mail地址
remailer@replay.com
。
信体的格式为:第一行为空行;第二行写上“::”(两个冒号);在第三行写上“Anon-To:”，紧接着是收件人的E-mail地址;第四行必须是空行;从第五行就可是正文了，正文可以随便写。注意不要把自己的签名也写进去，否则可就让匿名服务器白忙了，若使用了E-mail软件提供的签名功能，必须将其关闭。----这样，匿名邮件转发器就会把你的邮件转发到收到人的邮件箱里了。匿名邮件转发服务器只是为了在必要的时候隐藏自己才可以使用，我们在网上要遵守网上公则，切记不可滥用。
18、脱机写邮件
单击“文件”菜单，选择“脱机工作”，用户就可以在不联机的情况下，从容地写好电子邮件。此时发送的新邮件都被保存在发件箱窗口中，只有当你按下“发送和接收”键，OutLookExpress才会自动连通因特网将信件发出。
19、压缩大邮件
邮件越大，发送和接收邮件的时间就越长，且每个邮箱的最大容量受到限制，因此在发送之前最好将邮件压缩。你可以用WinZip等压缩软件对邮件进行压缩和用FileSplit等文件分割软件将大邮件分割成小的邮件分期发送。
20、不用Word作为默认邮件编辑器
Word启动时间长、占用内存多、邮件长度大，这必然会增加邮件的传送时间，因此最好不用它作为默认邮件编辑器。
当然，对于电子邮件的使用，还有其它一些省钱方法，请读者以后在使用过程中慢慢摸索，在此不多叙。
21、备份你的邮件
IE的OutlookExpress虽然能导出邮件，遗憾的是只能一封一封地导，要是几封信那还好，下面方法可实现。具体步骤如下:
(1)打开OutlookExpress，进入要备份的信箱，如收件箱;
(2)选择要备份的邮件。按住键，点击第一封和最后一封邮件可全选;按住Ctrl键，点击所需邮件可选择多个邮件;
(3)用鼠标左键点击“转发邮件”。此时，您刚才所选的邮件被作为附件，夹在新邮件中;
(4)在“新邮件”对话框中选择“文件”菜单中的“另存为(A)...”命令，然后为此邮件取个文件名即可。----以上方法可以有选择的导出邮件。如果您想彻底保存邮件，那就到C:\WINDOWS\ApplicationData\Microsoft\OutlookExpress\Mail文件夹中，将所有的文件全部备份即可。
22、备份你的地址簿
在OutlookExpress中，通讯簿是很重要的，它记录了你的所有通讯地址，但由于一些原因，需要重装系统时或格式化磁盘时，对通讯薄的备份就显得很重要了。在“C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\AddressBook”目录中找到一个名为username.wab的文件，其中的username为在电脑中的注册用户名。这就是您的通讯簿，可以把它备份在指定路径下，以便以后重装OutlookExpress后copy到原目录。如果您嫌以后copy麻烦，可以通过修改注册表一劳永逸。打开注册表后，在“我的电脑\HKEY_CURRENT_USER\Software\Mi-crosoft\WAB\WAB4\WabFileName”键值中找到“默认”字符串。右键单击该字符串，选择修改，改为您保存通讯簿的路径。重装OutlookExpress后，记得如此改回来才能找到原来的通讯簿。
23、备份邮件帐号
多个邮件帐号对网民来说并不是件新鲜事。若需备份邮件帐号，先运行“Regedit”打开注册表，找到以下目录:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFTternetAccountManager\Accounts，这里保存了你所有的帐号设置。将鼠标点在Accounts上，在菜单中选择“导出注册表文件”，在“导出范围”中选择“选择的分支”，按确定就可以了。以后恢复时只需点击备份文件加入
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